当参展商确定参展后，紧接着就是与主办方商定展位、签订合同。在此过程中，主办方将指定一个项目经理为参展商服务。但在大多数情况下，签完合同之后，这个项目经理就消失了。参展商要自己去与展馆联系，申请用电、用水，与运输商联系展品的托运、进场与就位，要向现场搭建商联系特装展位的审图，等等。总之，一个参展商要想把所有手续办好，至少要联系五六家单位才可以。
     我们深刻地感觉到，展会承办者与这些单位之间存在明显脱节。有时当我们要向相关单位递交各种资料时，对方却是一副很漠然的样子，似乎他们还不知道有这件事情，有时甚至找不着具体的负责人。这种情况在一些大型展会中也很常见。这些大型展会确实有较大的影响力，其在宣传时最常用的广告语有“亚洲第一、世界第二”等，但在宣传规模的同时，您的服务跟上了吗？
     笔者没有参加过国外展会，不知道他们是如何运作的，但笔者认为应该增强项目经理的功能，让他们从头到尾地为参展商服务，让参展商能够轻松地完成一系列手续。不要说国际惯例就是参展商要分头去办这些事情，如果一个企业或组织总是想以所谓的“惯例”来搪塞一切的话，那说明它只是在有意推卸责任，只有打破“惯例”的勇气，才有机会成为行业中的龙头。
     谈到这种“脱节”现象，笔者举个真实的案例。有一次 ，我们做了特装展位，当时在《参展手册》中规定特展台的高度不能超过5米，但后来有同行告诉笔者限高5米改成了6米。这对于特装参展商来说是一个不小的变更，如果自己的展台低于别人展台，在视觉冲击力上就会明显不足。但当笔者急忙询问展会的项目主管时，他只是轻描淡写地回一句“这是现场搭建商临时更改的，我们也不知道”。
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